Ефективна комунікація з мешканцями

Як ви спілкуєтесь з мешканцям? Скільки це займає у вас часу? Чи можна якось оптимізувати цей процес?

Вся робота в ОСББ побудована навколо контактів з мешканцями. Організувати і провести загальні збори співвласників: всіх повідомити, зібрати, проголосувати і після цього ще повідомити про результати і т.д. Мешканці завжди цікавляться діяльністю ОСББ: треба контактувати з мешканцями, надавати їм інформацію, яка їх цікавить. Болюче питання дисципліни розрахунків: ви контактуєте з мешканцями, проводите пояснювальну роботу, робите звірки. І так, за що не візьмись ви постійно спілкуєтесь з мешканцями.

Для спрощення собі життя, можна використовувати багато інструментів. Мобільний телефон – це вже не спрощення, це додаткове навантаження 🙂 Двадцять років назад він спрощував життя, а сьогодні тільки ускладнює. На допомогу приходять групи у Вайбері, групи у Фейсбуці, сторінки ОСББ у Фейсбуці, дехто створює форуми ОСББ, або сайти ОСББ де можна спілкуватись та обговорювати нагальні питання. А дехто використовує всі ці інструменти одразу. Зрозуміло, що в кожного є свої плюси та мінуси.

Коли ми створювали програму МоєОСББ, то з самого початку хотіли зробити інструмент, який би полегшував роботу ОСББ. В тому числі і контакти з мешканцями. Далі короткий огляд того, як за допомогою МоєОСББ ви зовсім трошки 🙂 можете вплинути на ефективність своєї роботи.

Персональна сторінка мешканця

Це закритий розділ на сайті moeosbb.com куди може потрапити мешканець увівши свій логін та пароль.  Як це працює читайте за посиланням.

На цій персональній сторінці мешканець буде мати доступ до:

  • інформація по нарахуванням по квартирі, заборгованість, здійснені оплати, сума для оплати;
  • завантажити повідомлення на оплату;
  • історія розрахунків по квартирі;
  • можливість подати покази лічильників;
  • “дошка оголошень” ОСББ, важлива інформація, яку потрібно донести мешканцям;
  • обговорення та голосування по важливим питанням та проблемам будинку;
  • інформація по витратам ОСББ
  • баланс ОСББ – інформація про надходження коштів та про видатки;
  • інформація про порядок денний та результати загальних зборів співвласників (які вже відбулись і ті що плануються);
  • зв’язок з ОСББ.

Надсилання повідомлення на оплату електронною поштою

Одразу після того, як ви провели нарахування внесків по квартирам за місяць, ви можете надсилати повідомлення на оплату на електронну пошту мешканця. Натиснувши всього кілька разів мишкою, у мешканця на електронній пошті вже є повідомлення на оплату. Ви економите багато часу: квитанції необхідно надрукувати, потім помістити в поштові скриньки, а потім ще дочекатись коли мешканець їх звідтам забере. На електронну пошту повідомлення приходить майже миттєво, а пошту люди переглядають кілька разів на день.

Як це все зробити читайте за посиланням.

Кілька порад. Обов’язково робіть це зі згоди мешканця. Після першого надсилання на скриньку мешканця, уточніть чи не попав лист до  папки “Спам” та попросіть позначити цей лист як не спам.

Надсилання SMS повідомлень

Яку інформацію ви можете надсилати мешканцям:

  • баланс на початок місяця;
  • надходження оплати від мешканця;
  • нагадування про подання показів лічильника;
  • нагадування злісним боржникам;
  • повідомлення про збори співвласників;
  • та ін.

Опис того, як це все працює знайдете за ось цим посиланням.

Перевагами SMS повідомлень є: гарантована доставка, повідомлення не попадають у розділ “спам”, майже 100% що повідомлення прочитають, повідомлення завжди буде “під рукою” і його можна багато разів переглядати. Єдиним суттєвим недоліком є обмежений розмір такого повідомлення.