Видатки, інші доходи ОСББ, контрагенти, договори – як вести облік.

Розрахунки з мешканцями – це ще не весь облік в ОСББ. Контролювати та обліковувати також потрібно і видатки, які робить ОСББ та інші надходження коштів (наприклад оренда приміщень). Розділ “Витрати / інші доходи ОСББ” призначений для ведення обліку фінансів не пов’язаних з нарахуваннями та оплатами внесків на утриманням будинку.

Мова йде про витрати ОСББ (платежі) та доходи ОСББ (надходження коштів не від співвласників). Такий облік ведеться в розрізі контрагентів (кредиторів та дебіторів).

Робота з контрагентами в програмі відбувається подібним чином, як і ведення обліку по нарахуванню внесків по квартирам. Контрагентам необхідно проводити нарахування (зобов’язання, договори, акти, чеки), та фіксувати рух коштів(оплати, платежі). Різниця з квартирами в тому, що контрагенти можуть платити до ОСББ (орендарі, сервітути та ін.) а також ОСББ може платити комусь за послуги (електроенергія, матеріали та ін.).

В розділі розміщено 5 закладок:

Витрати ОСББ – тут фіксуються витрати коштів об’єднання

Інші доходи ОСББ – тут фіксується всі інші надходження ОСББ відмінні від внесків на утримання будинку (орендарі, сервітути, тощо).

Баланс ОСББ – довідкова таблиця, яка показує рух коштів, і фактичний залишок коштів у об’єднання.

Контрагенти – тут зберігається інформація по контрагентам, та договорам з контрагентами.

Баланс контрагенти – довідкова таблиця в якій можна швидко побачити стан розрахунків з контрагентами.

В таблицях є меню з кнопками, для виконання дій над записами в таблиці.

Кнопки виконують наступні дії:

форма швидкого пошуку здійснює по всіх полях таблиці, можна шукати по сумі, по словах, даті та ін.

створення нового запису в таблиці; 

– редагування запису в таблиці;

– списання/амортизація придбаних засобів;

видалення запису;

– завантаження звітів;

створення копії запису;

– видалення всіх записів в таблиці за обраний місяць.

Проводки по всім операціям формуються автоматично, додаються у журнал проводок та оборотно-сальдову відомість. Переглянути це можна в розділі Бухгалтерський журнал. Зверніть увагу на особливість Бухгалтерського журналу в програмі – проводки в ньому оновлюються щогодини. Це означає, що проводки по господарським операціям будуть відображені в Бухгалтерському журналі на початку нової години. Наприклад, якщо ви додали нову запис з витратами о 13:05 чи о 13:40, проводки в обох випадках можна побачити після 14:00. Це зроблено для швидкої роботи з Бухгалтерським журналом та швидкого завантаження оборотно-сальдової відомості.

Почнемо з Контрагентів, тому що всі доходи і витрати будуть обліковуватись за контрагентами, і без них це не вдасться.

Контрагенти

Є два способи додавання контрагентів в програму – ручний і через банківську виписку.

  1. Ручний спосіб. В таблиці Контрагенти натискаєте кнопку додавання запису .

З’явиться вікно в якому необхідно заповнити поля:

Поля “Назва” та “ЄДРПОУ” є обов’язковими.

При рознесенні банківської виписки програма шукає по коду ЄДРПОУ відповідного контрагента для призначення його платежу.

У цьому ж вікні є розділ “Облікування нарахування податків”. Для коректного ведення обліку по сплаченим податкам, необхідно в програму додати контрагентів, яким ви сплачуєте податки. Цим контрагентам необхідно відмітити, які податки по ним обліковуються.

2. Автоматичне створення через банківську виписку. При рознесенні банківської виписки, програма шукає по коду ЄДРПОУ вказаному у виписці, відповідного контрагента в програмі. Якщо контрагента з таким ЄДРПОУ в програмі немає, він створиться автоматично, його дані будуть взяті з банківської виписки. Таким чином витрати/надходження будуть відображені в програмі.

Ми рекомендуємо, на початку роботи додати контрагентів ручним способом. Автоматичне створення є більш зручним, але через кодування виписки, не завжди коректно може відобразитись назва контрагента. Це додасть зайвої роботи. Також для обліку податків, краще попередньо створити контрагентів з потрібними помітками, які їм сплачуються податки. При автоматичному введенні, необхідно буде зробити помітки вручну, після того, як контрагент буде створений автоматично.

Договори

Облік по контрагентам ведеться в розрізі договорів. В даному випадку Договір – умовна назва. Це може бути, чек, акт, тобто господарська операція або документ по якому необхідно зробити нарахування. Під терміном “Договір” в програмі ви будете описувати властивості господарської операції: коли вона відбулась, сума, тип операції тощо.

В таблиці Договори натискаєте на кнопку створення нового запису

У вікні, що з’явиться, необхідно заповнити реквізити договору та натиснути ОК.

Термін дії договору

Можливі кілька варіантів, як вказувати термін дії договорів з контрагентами:

  •  Якщо з вашим контрагентом тривалі відносини і щомісячний обсяг однаковий (наприклад сума оренди на протязі року незмінна і орендар платить вам щомісяця), тоді можна вказати термін дії договору цілий рік. Кожного місяця ви будете робити нарахування однакової суми по даному договору.  
  • Якщо відносини з контрагентом разові (наприклад купівля матеріалів в магазині) тоді термін дії договору можна вказати з першого по останній день місяця в якому відбулась операція і сума договору буде відповідати закупівлі (документу – чеку, акту, тощо). 
  • Якщо відносини з контрагентом тривалі, але суми змінюються щомісяця (наприклад оплата електроенергії МЗК), тоді можливі два варіанти: 1) термін дії вказати тривалий (наприклад рік), і щомісяця перед тим як здійснити нарахування по контрагенту змінювати суму договору, на ту, яка була в місяці за який здійснюється нарахування, 2) щомісяця створювати новий договір в програмі на суму нарахування в цьому місяці з терміном дії в цьому місяці (такі договори в програмі будуть відповідати, наприклад, щомісячно виставленим рахункам чи актам). Рекомендуємо другий спосіб, як більш чіткий і який в подальшій роботі легше аналізувати.
Тип договору

Отримуємо – операції по яким ОСББ отримує послуги, ТМЦ, тощо, та платить за ці операції контрагентам.

Надаємо – договори оренди, сервітутів, тощо, коли кошти платять до ОСББ.

Підтип

Послуги – відноситься до двох основних типів договору (отримуємо/надаємо).

Екологічний податок, Земельний податок – необхідно обрати, щоб по цим контрагентам нараховувати необхідні суми податків до сплати.

Щомісячна сума

Щомісячна сума – сума операції, яку необхідно нарахувати контрагенту за обраний місяць.

Детальний опис

Довідкова інформація, доступна тільки вам.

Приклад заповнення договору:

Нарахування по договорам

Після того, як ви ввели всі договори, можна провести нарахування по контрагентам.

  1. Оберіть місяць для нарахування
  2. Натисніть кнопку “Нарахувати згідно договорів”. 

Повторне натискання кнопки “Нарахувати згідно договорів” не буде проводити додаткове нарахування, а лише перераховує суми у відповідності до даних, що є в цей момент у реквізитах договорів. Тобто, якщо ви помітили помилку в нарахуваннях, ви можете обрати необхідний договір, внести правки, після чого знову натиснути кнопку “Нарахувати згідно договорів”. Програма зробить перерахунок, згідно нових даних. По договорам, в які не були внесені зміни, відповідно, не буде ніяких змін.

Баланс контрагенти

Перевірити, як змінилось сальдо розрахунків з контрагентами, можна в закладці “Баланс контрагенти”. Ось такі нарахування відбулись по договорам, які наводились як приклади вище.

Витрати

В цьому розділі обліковуються витрати коштів контрагентам. Також можливо два варіанти внесення витрат ручний та автоматичний з банківської виписки.

Типи витрат є незмінними, ви не можете змінювати, чи додавати власні типи витрат. Це пов’язано з тим, що до кожного типу витрат прив’язані проводки, які будуть формуватись по операціям і заноситись в журнал.

Ручне додавання витрат – в меню таблиці Витрати натискаєте

У вікні, що з’явиться необхідно заповнити необхідні реквізити витрати.

Дата здійснення витрати.

Тип витрати – обираєте з випадаючого списку, для кожного типу прив’язані відповідні проводки.

Постачальник та реквізити постачальника – контрагент по якому ведеться облік. Якщо в програмі вже є необхідний контрагент, необхідно його обрати з випадаючого списку, всі інші поля заповняться автоматично. Або можна ввести реквізити постачальника і після натискання ОК буде створений новий контрагент.

Сума операції.

Опис – потрібна для Вас інформація, також буде відображатись у звіті про витрати.

Результат додавання витрат у таблицю:

Після того, як введені необхідні витрати, можете перевірити правильність даних на закладці Баланс контрагенти (перед цим необхідно оновити сторінку).

Витрати також додаються автоматично при рознесенні банківської виписки (як з нею працювати описано за цим посиланням). Програма по коду ЄДРПОУ розпізнає Контрагентів та створює по ним відповідні витрати. Якщо Контрагента не знайдено, створить нового з реквізитами, які містяться у банківській виписці.

Інші доходи ОСББ

Аналогічно до Витрат обліковуються інші доходи ОСББ. Також можливе ручне введення та додавання через банківську виписку. 

Типи доходів є незмінними, ви не можете додавати власні варіанти. До них “прив’язані” бухгалтерські проводки.

Для ручного введення доходів, необхідно натиснути на

Далі, у вікні, що з’явиться необхідно заповнити необхідні реквізити доходів.

Все заповнюється аналогічно до витрат.

Після додавання доходів, оновлюєте сторінку і перевіряєте Баланс контрагентів.

Завантаження звітів

У вас є можливість завантажити кілька звітів, які стосуються доходів та витрат ОСББ

Для цього натискайте кнопку “Друк”

У вікні відобразиться перелік доступних звітів:

Всі операції за старими типами – для користувачів, які вели облік до 2020-го року

Всі операції за новими типами – всі записи з Витрат та Інші доходи у файлі Ексель

Обороти по 311 – всі рухи по 311 рахунку в файлі Ексель

Звіт про діяльність за період – форма звітності про доходи та витрати ОСББ.