Я зареєструвався. Як ввести початкові дані в програму?

Після реєстрації в програмі, необхідно наповнити програму інформацією про ваше ОСББ, квартири, лічильники, мешканців, розміри внесків, початковий баланс розрахукнів і т.д. Це досить серйозний шмат роботи, який можна зробити двома способами:

  1. Якщо вас це лякає, немає часу, ви не впевнені у результаті – можемо вам допомогти. Надішліть нам необхідну інформацію (наприклад у файлах Ексель). Всі дані ми внесемо у базу даних і ви зможете перевірити систему на працездатність.
  2. Зробити все самостійно, якщо у вас небагато квартир. Далі ми пояснимо вам як це зробити.

В будь-якому випадку вам необхідно підготувати наступну інформацію:

  1. Дані про ваше ОСББ – назва, кервіництво, рахунки і т.д.
  2. Які комунальні послуги оплачує ОСББ, як вони рахуються, поточні тарифи, які встановлені лічильники, показники цих лічильників.
  3. Кошторис ОСББ та складові тарифу на утримання будинку.
  4. Інформація про квартири: площі, власники, мешканці, контактні дані, розмір внесків, які вони сплачують.
  5. Стан розрахунків на дату з якої ви хочете розпочати облік в програмі, тобто розмір заборгованості/переплати по кожній квартирі.
  6. Інформацію про пільги та субсидії по квартирам.

Отже, ви вирішили зробити все самостійно. Тоді давайте поступово крок за кроком наповнювати програму необхідними даними. Перед цим, рекомендую прочитати про інтерфейс програми, які кнопки за що відповідають, структуру меню і т.д. Ось тут читайте про те, як користуватись програмою МоєОСББ.

Далі я опишу пункти меню, та те що вам необхідно в них зробити. Детально, як працювати з кожним розділом читайте у відповідних посиланнях.

Реквізити

На цій сторінці вам необхідно заповнити інформацію про ваше ОСББ. Всі ці дані будуть відображатись в квитанції на оплату та інших документах, звітах.

У полі “Примітки до рахунку” ви можете додати інформацію, яка повинна відображатись в квитанції на оплату. Це може бути важливе повідомлення для мешканців, чи оголошення.

Комунальні послуги

На цій сторінці необхідно відмітити комунальні послуги, які використовуються в будинку та сплачуються через ОСББ. Якщо мешканці мають індивідуальні договори на оплату комунальних послуг, тоді не потрібно їх відмічати на цій сторінці, такі платежі не стосуються ОСББ.

Якщо у вашому будинку є особливий вид нарахування за комунальні послуги і його немає в переліку, тоді вам необхідно звернутись до нас і ми зробимо для вас такий функціонал в програмі. Пишіть на електронну адресу support@moeosbb.com

Внески на утримання будинку

На основі вашого кошторису ви повинні сформувати внесок на утримання будинку, за яким будуть проводитись розрахунки з мешканцями. Ви можете зробити як одну стрічку з назвою “Внесок на утримання будинку” та його розміром, так і ввести детальні складові цього внеску. В другому випадку інформація про складові внеску буде відображатись в квитанції і мешканці будуть знати з цього складається внесок на утримання будинку.

Натисніть  внизу сторінки та додавайте складові внеску на утримання будинку.

Кожна складова внеску може розраховуватись за квадратний метр, за мешканця та за квартиру. Також може бути чутливою до пільг або ні. Всі складові внеску на утримання будинку повинні мати тип “Утримання будинку”. Якщо обрати “Резервний фонд” або “Ремонтний фонд” тоді такий внесок буде відображатись окремою стрічкою з такою ж назвою в квитанції на оплату і по ньому буде вестись окремий облік. Це потрібно для того, якщо ви хочете виокремити такі фонди для мешканців, вести по ним додатковий облік.

Комунальні тарифи

Якщо ви обрали в розділі “Комунальні послуги” потрібні вам послуги, то на цій сторінці вам необхідно вказати для них розмір тарифу. Натискайте  і додавайте необхідний тариф.

Тариф має термін дії, так як у нас тарифи часто змінюються 🙂 “Межа, до” необхідна, якщо тариф змінюється в залежності від кількості. Наприклад до 100кВт/год одна ціна, після 100кВт/год інша. В такому випадку необхідно створити два тарифи з вказанням межі. 99999 – якщо немає обмежень по кількості.

Будинки

Додаєте інформацію про будинки у вашому ОСББ натискаючи .

Тут все просто, лише декілька полів. Заповнюєте і переходите на наступну сторінку.

Будинкові лічильники

Якщо у вас будуть обрані комунальні послуги, тоді на цій сторінці з’явиться можливість ввести показники загальнобудинкових лічильників. Натискаєте  і вводите необхідну інформацію. Якщо ви починаєте вести облік з 1 грудня, тоді введіть показник лічильника станом на листопад.

Квартири

В цьому розділі необхідно додати всі квартири та приміщення в будинку, яким ви будете нараховувати внески на отриманн будинку. Як завжди, натискаєте , який внизу цієї сторінки і заповнюєте поля у віконечку:

Важливо! Далі переходьте на закладку “Внески/Контакти” і обов’язково необхідно відмітити складові внеску на утримання будинку, які будуть нараховуватись для даної квартири. Є можливість вибірково нараховувати внески, наприклад за утримання ліфту інколи не всі квартири сплачують. У полі “Внески на утримання будинку” натисніть на випадаючий список і поставте галочки біля тих складових внеску, які будуть нараховуватись по цій квартирі.

Тут ви також можете надати доступ до персональної сторінки мешканця, якщо вкажете його електронну адресу та дасте пароль. Пароль мешканець зможе змінити в своєму кабінеті.

Якщо відмітити галочками поля “Відправляти email” та “Відправляти sms” тоді у вас буде можливість на вказані адреси та телефон надсилати листи з повідомленнями на оплату та SMS з балансом чи іншою інформацією відповідно.

Третя закладка “Активні послуги”. Вам необхідно вказати які комунальні послуги, що нараховуються по загальним лічильникам будуть розподілятись на цю квартиру. Наприклад “Електроенергія МЗК”.

У випадку з електроенергією МЗК (та у більшості інших послуг) загальна сума витрат розподіляється між квартирами пропорційно площі квартири. Якщо вам потрібен інший алгоритм розподілу, звертайтесь в підтрмку, або напишіть нам листа на електронну адресу support@moeosbb.com

Мешканці

Для кожної квартири ви можете вести облік мешканців. Натискаючи  можете додавати нових мешканців у відповідному вікні.

Пільги, субсидії

Далі переходьте на сторінку де ви можете кожній квартирі описати пільги та субсидії. Детально про те як працюють пільги та субсидії читайте на цій сторінці.

Щоб нарахування внеску на утримання будинку враховувало пільгу чи субсидію, необхідно натиснути  та заповнити необхідні дані.

Баланс

Якщо ви ввели всі необхідні дані, про які описано вище, тоді ви вже готові, щоб зробити початковий баланс. Якщо ви почанаєте “з нуля”, тобто початковий баланс по квартирам 0,00, тоді нічого не потрібно робити, можете починати нараховувати внесок на утримання. В іншому випадку, вам потрібно встановити розрахунки по квартирам на початок періоду, в якому ви починаєте облік в програмі. Наприклад, якщо ви починаєте облік в грудні, тоді на сторінці “Баланс” оберіть Розрахунковий період листопад і натисність кнопку “Розрахувати внесок на утримання будинку”.

По кожній квартирі пройде нарахування внеску на утримання будинку, і це буде відображене в табличній формі. Тобто на початок вашого розрахункового періоду у кожної квартири буде баланс рівний нарахованій сумі внеску на утримання будинку. Ось цю цифру, вам необхідно змінити. Для цього обираєте необхідну квартиру, двічі клацаєте мишкою по ній, відкриється вікно з деталями нарахування. На рядочку де нараховано внесок на утримання будинку ще раз двічі клацаєте мишкою. Відкриється вікно редагування цього запису.

В цьому вікні в полі “Сума” необхідно поставити стан розрахунків по цій кварирі. Якщо квартира має переплати, ставите суму зі знаком “-“. Якщо борг, просто вказуєте суму боргу. Натискаєте “ОК”.

На цьому все. Ви зробили всі початкові налаштування. На сторінці “Баланс” оберіть “Розрахунковий період” поточний місяць і побачите фінансову картину по вашому ОСББ. Вхідне сальдо повинно відповідати початковому балансу розрахунків з мешканцями.

Якщо бажаєте продовжити знайомитись з програмою переходьте на цю сторінку.