Отримати .dbf файл виписки з банки
Найперше, необхідно отримати виписку за потрібний період з клієнт-банку. Як це робити у Приватбанку ми описували ще два роки тому (інтерфейс не сильно змінився, деякі косметичні неспівпадіння є, але суть залишається без змін).
Завантаження виписки
Заходьте в програму МоєОСББ, розділ “Оплати, разові нарахування, перерахунки”.
Серед пунктів функціонального меню обираєте піктограму вашого банку. В більшості випадків це Приватбанк.
Відкриється вікно для завантаження та роботи з випискою.
Вікно має дві закладки “Завантажити” та “Оплати за місяць”. В останній закладці відображаються вже введені в програму оплати (вручну чи раніше завантажені з виписки) в поточному місяці. Так ви можете перевірити чи інформація вже не була введена раніше.
Натискаєте кнопку “Обрати файл”, відкриєтья провідник, знаходите потрібний файл на вашому комп’ютері, натискаєте “відкрити”.
Можлива затримка кілька секунд, яка потрібна для того, щоб програма обробила файл, визначила чи це прихід чи витрати, “прочитала” призначення платежу. Не хвилюйтесь, це нормально, просто зачекайте коли у вікні з’являться оброблені записи з виписки.
Скоріш за все ви не знаєте, яке кодування вашого dbf файлу. Якщо, після завантаження ви бачите у записах “ієрогліфи”, тоді програма не змогла правильно визначити кодування файлу.
Зробіть відміну завантаження – натисніть “Cancel”. Ще раз заходьте у завантаження виписки, але перед тим як обрати файл, оберіть одне з двох кодувань файлу: CP866 або WINDOWS-1251. Якщо не вгадаєте, спробуйте ще раз, поки не відобразиться зрозумілий текст у записах.
Робота з випискою
Після завантаження файлу у вас буде зформована таблиця виписки. Ваше завдання полягає в тому, щоб перевірити, чи вірно співставлені платежі квартирам.
Якщо у призначенні платежу вказано особовий рахунок, то програма приєднає цей платіж до відповідної квартири. В іншому випадку, коли програма не змогла розпізнати призначення платежу, в колонці “Вкажіть платника” необхідно обрати квартиру до якої відноситься даний платіж.
Також є колонка “Комісія” де необхідно вказати суму, яку стягує банк, в разі якщо об’єднання має договір з банком на приймання платежів від населення за яким комісію сплачує власник рахунку не платник. Якщо ви не вкажете суму комісії, тоді по квартирі буде накопичуватись заборгованість на суму комісію, яку стягує банк проводячи платіж.
Якщо платіж вже є відображений у програмі (можна перевірити в закладці “Оплати за місяць”), тоді цей рядок можна видалити. Для цього натискаєте на кнопку видалення у вигляді піктограми смітника 
Якщо в одному платежі було згруповано декілька (наприклад у декількох квартир один власник і за всі квартири платить одним платежем), тоді рядок можна подвоїти натиснувши 
а суму розділити між квартирами.
Подвійний клік мишкою на сумі платежу дозволить відредагувати суму платежу.
Облік доходів та витрат
Для платежів, які є витратами вашого об’єднання, необхідно обрати контрагента, щоб вони відобразились в обліку.
Програма аналізує ЄДРПОУ вказані у банківській виписці. Якщо цей код співпадає з кодом раніше введеного в програму контрагента, тоді в полі “Вкажіть платника” буде відмічено даного контрагента. Якщо цього контрагента не було раніше введено в програму, то після натискання “ОК” автоматично буде створений такий контрагент, на нього буде рознесений відповідний платіж, і зформовані необхідні проводки. Вам залишиться тільки відредагувати картку контрагента в разі необхідності.
Надходження коштів, які не є внесками співвласників, також необхідно відобразити в обліку. Для цього оберіть відповідну статтю надходжень.
Після завантаження, ви зможете всі ці видатки та надходження перевірити та відредагувати у розділі “Витрати / Інші доходи ОСББ”.
Переплати
Якщо мешканець оплатив більше ніж нараховано платежів в поточному місяці у нього формується переплата. В програмі такий платіж буде відображений двома платежами: один на суму повну нарахувань по квартирі, другий на суму переплати. В програмі можна налаштувати тільки один тип витрат по якому буде рознесена переплата. Типово в програмі стоїть налаштування, коли сума переплати зараховується як оплата внеску на утримання будинку. В іншому випадку (наприклад, коли ви хочете, щоб переплата йшла, наприклад, на електроенергію) вам потрібно звернутись в підтримку, щоб ми змінили налаштування.
Нетипові платежі
Нетиповими платежами можуть бути, наприклад повернення коштів. В такому разі вам необхідно видалити такий платіж з виписки і зробити відповідну проводку вручну. Для цього перейдіть в Бухгалтерський журнал, закладка ЖБО, натиснути “+”.